Suite Charity · Structurer

Connaissance interne

La bonne information, au bon moment, pour toute votre structure.

Procédures, programmes, argumentaires, règles de mission : votre savoir interne devient accessible en une question, pour chaque salarié, bénévole ou antenne, selon ses droits.

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Base de connaissances · Réseau Entraide Seniors

Public

SiteBorne d'accueil

Interne · Espaces dédiés

CollaborateursProcéduresProgrammes

BénévolesMissionsRègles d'engagement

Antennes localesOutilsArgumentaires

PrestatairesCahiers des chargesInterlocuteurs

Accès selon les droits de chacun

Enjeu

Chacun cherche, redemande, et les versions divergent.

L'information utile est dispersée entre dossiers partagés, messageries et la mémoire de quelques personnes ressources. Chaque nouvel arrivant met des semaines à trouver ses repères.

Pour un appel d'offres ou une campagne, on repart de documents dont personne ne sait s'ils sont à jour. Dans un réseau, le siège et les antennes finissent par ne plus tenir tout à fait le même discours.

Mise en situation

Une coordinatrice d'antenne accueille un nouveau bénévole samedi.

Elle demande : « Quelle est la procédure pour accueillir un nouveau bénévole ? » La réponse arrive en trois étapes, avec un lien vers la fiche d'accueil et la charte à faire signer. Le même jour, au siège, la chargée de partenariats retrouve en une question les chiffres d'impact validés pour une réponse à appel d'offres.

Assistant interneRéseau Entraide Seniors

ILQuelle est la procédure pour accueillir un nouveau bénévole ?

Envoyer la fiche d'accueil 48 h avant Faire signer la charte du bénévole Présenter son référent le premier jour

Procédure d'accueil bénévole · mise à jour mars 2026

Ce que fait l'outil

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RechercheToute votre documentation s'interroge en langage courant, comme on poserait une question.
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SourcesChaque réponse cite son document d'origine, avec un lien pour le consulter directement.
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Droits d'accèsSalariés, bénévoles et prestataires reçoivent des réponses adaptées à leurs droits.
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PréparationDossiers, appels d'offres et campagnes s'appuient sur une base vérifiée et à jour.
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Accueil des nouveauxLes nouveaux salariés et bénévoles trouvent seuls leurs repères dès leurs premiers jours.

Bénévole

Quel est le budget de l'antenne d'Angers ? Cette information est réservée. Votre coordinatrice peut vous répondre.

ILCoordinatrice

Quel est le budget de l'antenne d'Angers ? 48 500 € pour 2026Budget antennes 2026

Ce que vous y gagnez

AutonomieVos équipes trouvent seules la bonne réponse, sans solliciter toujours les mêmes personnes.
CohérenceUne information identique pour tous, au siège comme dans chacune des antennes.
IntégrationLes nouveaux salariés et bénévoles deviennent opérationnels plus rapidement.
Déploiement allégéSi l'outil Accueil et orientation est en place, son socle est directement réutilisé.

Comment nous le déployons

Inventaire

Vos documents, leurs emplacements, les règles d'accès

Mise à jour

Tri des versions et des doublons, souvent l'occasion de remettre de l'ordre

Paramétrage et pilote

Tests avec un groupe d'utilisateurs représentatif

Ouverture et suivi

Déploiement progressif ; les questions restées sans réponse indiquent la documentation à compléter

Vos questions

Nos documents internes restent-ils confidentiels ?

Oui. Ils sont stockés en France, accessibles selon les droits de chacun et jamais visibles depuis l'assistant public. Les traitements par l'IA passent par des prestataires encadrés par contrat, qui ne les utilisent pas pour entraîner leurs modèles.

Et si un document est obsolète ?

L'assistant indique la source et sa date ; nous organisons avec vous la mise à jour.

Faut-il changer nos outils de partage ?

Non. Nous nous appuyons sur vos espaces existants.

Quand une procédure change, l'assistant suit-il ?

Oui, dès que le document de référence est remplacé.

Qui administre l'outil chez nous ?

Un référent de votre structure, formé par nos experts.

Peut-on commencer par un seul service ?

Oui. C'est même souvent la meilleure façon de démarrer.